Actie gevraagd! Vrijwilligersbeleid

20 november 2020

Beste leden en ouders van leden,

Al enkele jaren hebben we binnen S.C. Stiens te maken met een teruglopend vrijwilligersbestand. Gelukkig zijn er nog altijd leden en ouders van leden die leider willen zijn, trainingen geven, achter de bar in de kantine staan of zitting hebben in het bestuur of een andere commissie. Helaas zien we ook dat dit met ieder jaar minder vanzelfsprekend wordt, met als gevolg dat we niet alle (cruciale) vrijwilligersposities ingevuld krijgen. Dit leidt ertoe dat de druk op de bestaande vrijwilligersgroep te groot wordt, het plezier afneemt en er uiteindelijk bedankt wordt voor het vrijwilligerswerk. Deze vicieuze cirkel moeten we doorbreken, al was het maar om het voortbestaan van S.C. Stiens te garanderen!

Hoe nu verder?
Als bestuur hebben we een aantal opties overwogen om de uit te voeren taken toch gedaan te krijgen. Een optie zou kunnen zijn dat men het vrijwilligerswerk kan afkopen. Buiten dat dit leidt tot ongelijkheid binnen de vereniging, zijn we met geld alleen niet geholpen. Belangrijker nog, is dat we vinden dat onze leden geen “klanten van S.C. Stiens” zijn, maar leden van een vereniging. En bij het lidmaatschap van een vereniging hoort dat je je gezamenlijk inspant om de passie van je kinderen of van jezelf mogelijk te maken. Uiteindelijk hebben we besloten om een puntensysteem in te voeren, waarbij we verwachten dat ieder lid van 15 jaar of ouder minimaal 10 vrijwilligerspunten per seizoen haalt. Voor de leden jonger dan 15 jaar, verwachten we dat (een van) de ouders 10 vrijwilligerspunten halen. Heb je meerdere kinderen jonger dan 15 jaar bij de club, dan hoef je maar voor een van de kinderen 10 punten te halen. Een vrijwilligerspunt staat gelijk aan 1 uur vrijwilligerswerk.

Hoe gaat S.C. Stiens dit monitoren?
Afgelopen maanden zijn we druk geweest met het in kaart brengen van alle taken binnen de vereniging. Aan iedere taak hebben we een gemiddelde tijdsduur gekoppeld. Ook hebben we een Vrijwilligersmodule van Sportlink (ledenadministratiesysteem van S.C. Stiens en KNVB) aangeschaft, waarin we al deze taken hebben opgenomen. Een groot gedeelte van het huidige vrijwilligersbestand heeft reeds een melding of een email ontvangen met daarin aangegeven dat hij of zij staat ingedeeld voor een bepaalde vrijwilligerstaak. Het mooie van deze module is dat hij direct ook aan de Voetbal.nl-app gekoppeld is en je hier ook je voorkeuren voor de uit te voeren taken kunt aangeven. Door registratie van al onze vrijwilligers in deze module, kunnen we in een oogopslag zien hoeveel punten ieder individu behaald heeft.

Wanneer start S.C. Stiens met dit vrijwilligersbeleid?
We zullen dit beleid actief gaan inzetten per 1 januari 2021. Dat betekent dus dat er nog een half seizoen is tot de zomerstop, wat maakt dat we van eenieder voor een half seizoen 5 punten inzet verwachten. De anderhalve maand tot aan de startdatum willen we benutten om alle nog openstaande taken te koppelen aan een vrijwilliger.Hiervoor is het zaak dat jij zo snel mogelijk jouw voorkeuren aangeeft, zie ook verderop in deze mail.

Voor welke taken kan ik me aanmelden?
Er zijn veel taken die nog ingevuld dienen te worden. Taken of functies waar je aan moeten denken zijn bijvoorbeeld bestuursfuncties (we zoeken nog een Penningmeester, bestuurslid Seniorenzaken en bestuurslid Vrouwenzaken), kantinemedewerkers, scheidsrechters, coördinatoren voor diverse commissies, een beheerder voor de Vrijwilligersmodule Sportlink, leden voor de sponsorcommissie, leden voor de WOP (woensdagochtend-ploeg), etc. Niet alle taken hoeven daadwerkelijk op het terrein van S.C. Stiens uitgevoerd te worden, veel taken kunnen ook prima vanuit huis opgepakt worden. Dus ook bij S.C. Stiens is thuiswerken mogelijk.

Hoe kan ik me aanmelden als vrijwilliger?
Aanmelden als vrijwilliger kan heel gemakkelijk via de Voetbal.nl app. Mocht je deze nog niet hebben, dan kun je deze downloaden in de Appstore van Appleof deGoogle Play store. Vervolgens even registreren en je kunt los.

Zoals gezegd kun je jouw voorkeurstaken aangeven in de Voetbal.nl app (het is ook mogelijk voorkeurstijden/dagen in te geven, het duidelijke verzoek dit vooralsnog NIET te doen). Nadat je jouw voorkeurstaak hebt aangegeven, ontvang je een melding in de app en via de mail dat je gekoppeld bent aan een bepaalde taak of functie. Ook krijg je zes en twee dagen voor aanvang van de taak een reminder via de mail gestuurd (erg handig voor bijvoorbeeld oud papier lopen of het wedstrijd coördinaat). Vanaf dit moment worden ook jouw vrijwilligerspunten geregistreerd. Ook kun je in deze app zien wanneer je staat ingepland en kun je bijvoorbeeld je kantinedienst met iemand anders ruilen.

Wanneer je een ouder van een kind jonger dan 15 jaar bent, is het zaak dat je jezelf ook even registreert als vrijwilliger bij S.C. Stiens. Dit kan door onderstaande gegevens te mailen naar info@scstiens.nl. Pas vanaf dan kunnen we de vrijwilligerspunten aan jou toekennen.

Voornaam:
Achternaam:
Geboortedatum:
Postcode:
Adres:
Email:
Telefoonnummer:
Naam kind(eren) onder 15:
Ik meld me aan voor de volgende taak/taken:

Samenvattend

• Ieder lid van 15 jaar en ouder zet zich elk seizoen voor minimaal 10 uur in voor S.C. Stiens. Van kinderen jonger dan 15 jaar verwachten we genoemde inzet van (een van) de ouders.
• Registratie en monitoring van vrijwilligerspunten gebeurt digitaal in de vrijwilligersmodule van Sportlink.
• Startdatum nieuw vrijwilligersbeleid is 1 januari 2021.

• Er zijn veel verschillende taken binnen S.C. Stiens, veel taken kunnen ook prima (deels) vanuit huis gedaan worden.
• Graag registreren en/of voorkeurstaken in de Voetbal.nl app aangeven voor1 december 2020. Dit geeft ons nog een maand de tijd om alles administratief te regelen in Sportlink.
• Wanneer jouw gegevens nog niet bekend zijn bij S.C. Stiens (bijvoorbeeld omdat je een ouder van een kind jonger dan 15 jaar bent) voor 1 december 2020 de gevraagde gegevens naar info@scstiens.nl mailen.

Als bestuur van S.C. Stiens werken we hard om bovenstaande in goede banen te leiden. We zullen de tweede seizoenshelft dan ook vooral gebruiken om te leren en verbeteringen door te voeren. Jullie feedback hierin is onmisbaar. Mochten er zaken niet kloppen, taken missen of tijdsinschattingen onjuist zijn, dan horen wij dat graag!

Wanneer je als lid, of ouders van een lid vragen of andere gedachten hebt over het vrijwilligersbeleid, dan gaan we daar graag over in gesprek. Contact opnemen kan met ondergetekende. Laten we er met zijn allen de schouders onder zetten, en deze toch al mooie vereniging, nog meer laten schitteren! We rekenen op jullie!

Namens het Bestuur van S.C. Stiens,

Bob Terlouw
Voorzitter
voorzitter@scstiens.nl
06-52408382